Como o certificado digital pode ajudar na sua empresa

Você já sentiu que perde muito tempo resolvendo problemas burocráticos da sua empresa, como ir a cartórios, assinar documentos entre outros processos? Fora o gasto com deslocamento, papel e outros materiais. Pensando em facilitar a sua vida – e de muitos donos de empresa – e visando garantir mais economia empresarial, foi criada uma ferramenta chamada Certificado Digital. Neste post você irá conhecer o que é, como funciona e como ele pode ajudar sua empresa.

O que é o Certificado Digital?

O Certificado digital é um documento de identificação que pode representar sua empresa no meio online, permitindo realizar uma série de processos com validade jurídica, ou seja, de forma legal.  A maioria desses processos você perderia tempo e dinheiro para realizar, mas com o documento eletrônico, as coisas se tornam mais fáceis e práticas!

Em que pode ser usado?

O Certificado Digital pode usado para:

  • Emissão de notas;
  • Parcelamento de débitos;
  • Assinaturas eletrônicas
  • Envio de declarações de Imposto de Renda;
  • Transações bancárias;
  • Garantia de validade jurídica dos documentos;
  • Além de uso em órgãos como SEFAZ, CAGED, SISCONSIG entre outros.

Quando o uso de Certificado Digital é obrigatório?

O Certificado Digital está sendo cada vez mais exigido nas obrigações fiscais, tornando-se importante ferramenta na gestão empresarial pela redução de custos, praticidade e segurança. Em algumas situações, o uso da ferramenta é indiscutível, são elas:

  • Empresas de regime tributário de Lucro Real e Presumido;
  • Baixa de Nota Fiscal de Entrada;
  • Empresas optantes do Simples Nacional (a partir de 3 funcionários);
  • Empresas que precisam informar RAIS (com mais de 11 empregados);
  • Empresas que que precisam enviar CAGED (com quadro acima de 20 funcionários).

Quais os tipos de Certificado Digital para empresas?

Atualmente existem 4 versões do documento, os usados por empresa são e-CNPJ, NF-e e SSL, já para Pessoa Física o certificado é o e-CPF.

O e-CNPJ e o NF-e são os mais usados nas empresas, o primeiro é criado por uma Autoridade Certificadora, órgão legalizador do documento, e deve ser vinculado ao representante oficial da firma. Algumas das informações básicas que ele contém são: nome, CPF, RG, Razão Social, CNPJ e data de nascimento do usuário. É importante ainda que o representante esteja com inscrição ativa na Receita Federal.

Para quem busca apenas um facilitador de emissão de notas fiscais, vale utilizar o NF-e, muito usado em situações de compra e venda e prestação de serviços.

Além da versão, é preciso escolher o tipo do certificado, existem dois, o A1 e o A3. O A1 não tem mídia física, é preciso fazer seu download e instalar, pode ser usado em várias máquinas ao mesmo tempo; já no modelo A3 a instalação é manual, o custo-benefício desse tipo tende a ser mais viável.

Como solicitar?

Inicialmente verifique a regularidade do CNPJ da sua empresa, caso esteja com restrições não é possível emitir. Estando tudo certo é preciso escolher uma Autoridade Certificado de confiança. A solicitação e compra são feitas pelo próprio site da Autoridade Certificadora, depois de confirmada a compra, agende uma visita para validar o documento presencialmente.

Percebeu como é importante ter o Certificado Digital para sua empresa? Essa opção certamente garantirá mais economia para a firma e mais otimização do tempo empresarial!

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